Anda yang berbisnis di bidang jasa pasti pernah berurusan dengan penagihan invoice alias faktur atau kwitansi. Bahkan, jika Anda berjualan produk dengan sistem pembayaran berkala atau tertunda, mungkin Anda juga pernah menggunakan invoice untuk urusan tersebut.
Setiap pemilik usaha, apalagi jika Anda masih bergerak di bidang usaha kecil, pasti pernah menghadapi tantangan dalam mengejar pembayaran tagihan. Di satu sisi Anda membutuhkan pembayaran tepat waktu, di sisi lain Anda pun harus berhati-hati dalam mengingatkan pelanggan dengan kalimat yang sesuai.
Saat ini, Anda bisa mengelola faktur utang secara efisien, cukup dengan mengirimkan email invoice atau tagihan. Tentu ada beberapa hal yang perlu disertakan dalam email alias surel pengingat pembayaran, agar faktur atau kwitansi tagihan Anda dibayar lebih cepat.
Menulis surel pengingat pembayaran pun sebenarnya mengikuti prinsip-prinsip dasar dalam penulisan email. Anda harus tetap menjaga formalitas, memulai dengan sapaan yang ramah, dan menulis dengan jelas tujuan email tersebut dikirim.
Setiap bisnis memiliki sistem pembayaran yang berbeda-beda. Ada yang menerima uang muka atau down payment terlebih dahulu, lalu nanti menagihkan pembayaran penuh sebelum barang atau layanan disediakan.
Ada pula yang mengirim barang atau jasa terlebih dahulu, baru nanti kemudian membuat tagihan total di akhir bulan untuk keseluruhan pembelian. Intinya, Anda harus tetap memberikan rincian penagihan tersebut dan mengakhiri email invoice dengan nada positif.
Berikut beberapa tips membuat email penagihan invoice yang bisa jadi referensi Anda. Yuk disimak!
Tips 1. Subjek email harus jelas
Menulis subjek email
Gambar: online.berklee.edu
Subjek email adalah kalimat pertama yang terbaca oleh penerima email. Jadi, pastikan Anda menulis subjek email dengan jelas, tapi tidak menggunakan nada-nada yang terkesan mengancam.
Anda perlu memilih subjek yang jelas supaya pembaca tahu bahwa mereka telah menerima email pengingat pembayaran. Namun, Anda juga harus menjaga pilihan katanya tidak terlalu keras, tidak bersifat mengancam.
Kata-kata yang terkesan mengancam justru membuat penerima enggan membuka email tersebut, jadi pembayaran Anda akan tertunda lebih lama lagi.
Contoh sederhana, jika Anda memilih menggunakan bahasa Inggris, Anda bisa menggunakan subjek email seperti: "Final Reminder: Payment Due on 15 April 2024". Jika Anda menulis email berbahasa Indonesia, Anda bisa menggunakan subjek semacam ini: "Informasi Tagihan: Pembayaran pada 15 April 2024"
Tips 2. Mulai dengan perkenalan
Setelah menulis subjek dengan jelas dan tidak mengancam, hal berikutnya yang perlu Anda perhatikan adalah memulai dengan kalimat sopan. Kalimat pertama penting agar klien mengenal pengirim email dan penagihan yang dimaksud.
Anda perlu mengenalkan organisasi atau perusahaan Anda terlebih dahulu. Anda juga harus mengingatkan klien di awal email tentang produk atau layanan yang mereka pesan dahulu dan yang kini ditagihkan.
Paragraf pertama di email tersebut seharusnya bisa menjelaskan organisasi atau perusahaan Anda, layanan atau produk yang dibeli/dipesan, dan tenggat waktu pembayaran.
Anda tidak perlu menambahkan terlalu banyak teks ke dalam email. Cukup bersikap ramah dalam perkenalan, langsung kepada inti, dan fokus tambahkan rincian tentang pembayaran klien.
Tips 3. Lampirkan salinan invoice
Ilustrasi invoice
Gambar: freshbooks.com
Jika Anda sudah pernah mengirimkan invoice sebelumnya dan kini menulis email untuk mengingatkan, tidak ada salahnya Anda kembali melampirkan salinan invoice tersebut. Cara ini efektif untuk mengingatkan klien yang mungkin terlalu sibuk dengan urusan sehari-hari.
Klien Anda mungkin tidak sengaja menghapus invoice yang pertama atau jika Anda sebelumnya menggunakan nota kertas, ada kemungkinan nota tersebut hilang atau terbuang.
Intinya, sangat penting melampirkan invoice yang sama kembali, jadi klien bisa mendapatkan informasi penuh mengenai tagihan mereka. Jika dirasa perlu, Anda bisa menambahkan sandi untuk dokumen invoice tersebut dan hanya klien terkait yang mengetahui kombinasi sandinya.
Tips 4. Ulangi ketentuan pembayaran
Meski sudah menambahkan salinan invoice, tidak ada salahnya Anda menulis kembali rincian pembayaran tersebut. Langkah ini diperlukan andai klien tidak membuka lampiran yang sudah Anda sertakan.
Jelaskan nominal utang klien, tanggal tenggat waktu pembayaran, dan cara pembayaran. Misalnya, jika Anda hanya menerima pembayaran melalui satu rekening bank, Anda harus memastikan bahwa klien memahami situasi tersebut.
Tips 5. Jelaskan konsekuensi jika tidak membayar
Ilustrai pembayaran invoice terlambat
Gambar: ceotodaymagazine.com
Jika Anda bergerak di bidang jasa dan menggunakan sistem uang muka maka Anda perlu mencantumkan konsekuensi jika klien tidak membayar. Tetap, pilih kalimat yang tidak mengancam, cukup menginformasikan.
Katakanlah Anda menyediakan jasa foto dan video untuk pernikahan. Anda bisa menggunakan kalimat semacam ini: "Pembayaran lunas maksimal H-3 acara". Jadi, klien bisa memahami konsekuensi jika mereka terlambat membayar.
Memang jadinya bisnis Anda terkesan kaku, tapi kejelasan semacam itu penting agar klien tidak menggampangkan pembayaran. Anda tetap terdengar profesional tanpa bersifat mengancam.
Tips 6. Pilih waktu yang tepat saat kirim email
Anda tidak boleh menunggu terlalu lama dalam mengirim email invoice. Di sisi lain, Anda juga tidak bisa terlalu cepat mengirim email, harus memilih waktu yang tepat.
Katakanlah saat ini bulan Januari 2024 dan klien sudah membayar uang muka untuk persewaan sound system, acara pada tanggal 15 Mei 2024. Artinya, ada jarak yang cukup panjang dari uang muka sampai pelunasan.
Nah agar lebih aman, Anda bisa mulai mengirim email pengingat sejak pertengahan April 2024, jangan terlalu dekat. Jadi, klien bisa punya cukup waktu untuk melunasi tagihan tersebut.
Lebih baik lagi jika sejak awal Anda menjelaskan sistem tersebut, bahwa nanti Anda akan mengirim email tagihan mulai H-satu bulan, H-dua minggu, H-1 minggu, dan semacamnya.
Selain itu, penting untuk memilih waktu mengirim email yang pas. Jangan mengirim email di malam hari, jangan juga terlalu pagi. Pilih pengiriman email saat jam kerja, jadi terkesan profesional.
Tips 7. Jika perlu, tawarkan restrukturisasi pembayaran
Ilustrasi negosiasi utang
Gambar: alleviatefinancial.com
Bagi bisnis yang menjual produk-produk bernilai tinggi, utang atau pembayaran tertunda seharusnya sudah jadi hal biasa. Nah, jika Anda bergerak di bidang demikian, Anda bisa mencoba memahami kesulitan klien.
Umumnya klien tidak membayar karena memang lupa, alasan yang paling banyak ditemui. Namun, ada juga beberapa kasus bahwa klien atau pembeli memang belum punya cukup uang untuk membayar tagihan tersebut.
Nah dalam situasi semacam ini, Anda harus menjaga agar bisnis tidak terlalu merugi. Jadi, salah satu solusi yang bisa dicoba adalah melakukan restrukturisasi pembayaran.
Misalnya Anda mengirim tagihan sebesar 50 juta rupiah dan harus dibayar pada bulan ini. Namun, ternyata pembeli atau klien Anda sedang tidak memiliki uang sebesar itu.
Meski sulit, dalam kasus ini Anda harus mencari solusi terbaik untuk kedua pihak. Misalnya dengan melakukan restrukturisasi, pembayaran 10 juta rupiah per bulan selama enam bulan ke depan. Jadi, klien akan diuntungkan dengan pembayaran berkala, Anda pun diuntungkan karena bisa menambahkan bunga sebesar 10 juta rupiah untuk restrukturisasi.
Contoh email penagihan invoice
Subjek: Informasi Tagihan No.748### pada 15 April 2024
Yang terhormat [nama klien]
Kami harap Anda dalam kondisi baik. Bersama email ini kami mengingatkan kembali informasi tagihan No.748### yang jatuh tempo pada 15 April 2024.
Anda bisa melihat kembali salinan invoice dan cara pembayaran dalam dokumen di bawah ini:
[tambahkan salinan invoice]
Jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai tagihan tersebut, jangan segan menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah.
Salam hormat,
CV Selalu Ada[tambahkan informasi kontak]
