Press release adalah salah satu cara paling efektif bagi perusahaan, organisasi, atau brand untuk menjalin komunikasi dengan publik. Biasanya, press release berisi informasi terbaru, tapi bisa juga digunakan untuk membuat klarifikasi.
Press release dikenal juga dengan istilah siaran pers. Perusahaan atau organisasi biasanya perlu membuat siaran pers untuk memberikan informasi sejelas-jelasnya dan mengurangi risiko disinformasi.
Contoh press release bisa bermacam-macam. Misalnya, beberapa waktu lalu Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) merilis siaran pers tentang pembukaan Pressroom Kominfo, yaitu ruang bekerja yang disediakan khusus untuk pekerja media di Gedung Utama Kantor Kementerian Kominfo.
Contoh lainnya, GoJek baru saja meluncurkan fitur baru untuk pengguna, yaitu belanja di GoMart bisa menggunakan fitur GoPay Later. Dalam rilis tersebut, GoJek menjelaskan soal langkah-langkah yang diperlukan untuk menggunakan fitur.
Nah, pebisnis dan brand juga perlu mempelajari cara membuat press release alias siaran pers. Ada banyak hal yang bisa disampaikan melalui rilis tersebut, seperti informasi produk/layanan terbaru, promosi, event, hingga klarifikasi isu.
Lantas apa saja jenis-jenis press release dan bagaimana cara membuat press release?
Apa itu press release?
Ilustrasi jurnalis di press release
Gambar: Unsplash
Press release pada dasarnya adalah pernyataan resmi yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan ditujukan kepada media dan lebih dari itu kepada khalayak umum. Di Indonesia, press release biasa disebut siaran pers, rilis pers, rilis media, dan sebagainya.
Penulisan siaran pers dianjurkan mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku. Siaran pers harus jelas, biasanya paragraf pertama harus menjawab pertanyaan-pertanyaan utama, termasuk “who”, “what”, “why”, “when” dan “where”.
Biasanya siaran pers tidak ditulis terlalu panjang, umumnya cukup satu halaman, maksimal dua halaman. Informasi-informasi yang dijelaskan dalam pers release ditentukan agar media punya materi kutipan yang cukup untuk menulis berita sendiri berdasarkan informasi tersebut.
Merilis siaran pers juga perlu dipertimbangkan dengan baik. Sebab, rilis yang sudah dilepas ke publik akan jadi informasi umum untuk publik. Jadi, perusahaan atau organisasi harus berhati-hati mengenai informasi apa yang bisa dibagikan.
Biasanya, brand-brand besar menganggap press release sebagai salah satu bagian dari marketing content, bukan untuk mendapatkan ulasan pemberitaan.
Manfaat press release
Ilustrasi press release
Gambar: Walden University
Seperti yang disinggung di atas, press release adalah cara perusahaan atau organisasi untuk berkomunikasi secara resmi. Selain untuk mendapatkan liputan media, berikut beberapa manfaat press release:
1. Membangun hubungan dengan media
Siaran pers dapat membantu Anda untuk membangun hubungan positif dengan media. Penting bagi brand untuk membangun kerja sama dengan media seluas mungkin. Ada peluang-peluang kerja sama bisnis yang bisa terbuka.
2. Memberikan pesan brand positioning yang jelas
Ketika audiens membaca pesan langsung dari brand, mereka bisa merasa terhubung dan jadi lebih dekat dengan brand. Siaran pers adalah cara untuk membantu brand menentukan posisi mereka di mata audiens, untuk membedakan brand Anda dengan kompetitor sejenis.
3. Meningkatkan traffic dan ranking SEO
Sekarang siaran pers sudah bisa dibuat langsung di situs resmi perusahaan atau organisasi. Artinya, siaran pers juga bisa membantu meningkatkan traffic ke website Anda, hingga pada akhirnya ikut mendorong website mendapatkan ranking lebih baik di SEO Google.
4. Manajemen krisis
Brand yang mengalami masalah atau sedang diserang kritik bisa menggunakan siaran pers untuk merilis informasi dan klarifikasi resmi. Artinya, siaran pers juga bisa menjadi bagian dari manajemen krisis. Dalam organisasi resmi, divisi Hubungan Masyarakat (Humas) biasanya lebih banyak terlibat dalam pembuatan siaran pers.
5. Penyebaran informasi yang lebih luas
Lebih lanjut, jika siaran pers lantas dikutip oleh media nasional, brand bisa mendapatkan eksposur yang berkali-kali lipat lebih luas. Artinya siaran pers bisa jadi cara untuk mencari audiens baru, mulai dari calon pelanggan hingga investor.
Jenis-jenis press release
Tim Cook dalam Apple Event
Gambar: Apple
Press release tidak punya batasan baku. Artinya, perusahaan atau organisasi bisa membuat siaran pers sesuai dengan kebutuhan mereka. Meski begitu, ada beberapa press release yang umum dijumpai, di antaranya:
1. Peluncuran produk/layanan baru
Perusahaan atau brand besar biasanya akan membuat press release setiap kali akan merilis produk/layanan baru. Contoh yang paling gampang adalah Apple yang selalu mengadakan Apple Event menjelang rilis produk terbaru setiap tahunnya, seperti rilis iPhone 15 beberapa waktu lalu.
Biasanya, press release dalam hal ini harus mencakup beberapa informasi terpenting soal produk terbaru tersebut, mulai dari spesifikasi, harga, ketersediaan, dan detail-detail lain yang penting bagi pelanggan.
2. Informasi pembaruan produk/layanan
Hampir sama dengan rilis produk terbaru, brand juga perlu membuat press release terkait pembaruan produk. Contohnya adalah software update yang dilakukan secara berkala oleh produsen smartphone. Sebelum merilis pembaruan, brand akan terlebih dahulu membagikan informasi soal apa saja yang akan didapatkan dalam pembaruan tersebut.
3. Pengumuman promosi baru atau acara
Press release juga bisa jadi media yang tepat untuk mengumumkan program terbaru, acara yang sudah dijadwalkan, atau promosi dalam jangka waktu tertentu. Misalnya, BRI selaku sponsor utama kompetisi sepak bola Liga 1 Indonesia pernah membuat siaran pers untuk mengumumkan lomba karya jurnalistik dengan tema-tema yang sudah ditentukan.
4. Grand opening
Bagi perusahaan yang telah membuka cabang baru atau mengumumkan pindah lokasi, press release biasanya bisa jadi sarana terbaik untuk memberikan informasi ke khalayak luas. Anda mungkin sering menjumpai pengumuman pembukaan restoran baru dengan promo-promo menarik, biasanya informasi tersebut dimuat dalam press release.
5. Merger dan akuisisi
Siaran pers juga umum digunakan untuk membagikan informasi resmi dengan detail-detail penting. Misalnya, beberapa tahun lalu Gojek dan Tokopedia mengambil langkah merger dan membuat satu induk perusahaan baru yang disebut GoTo. Informasi lengkap mengenai merger tersebut juga dimuat dalam siaran pers.
6. Informasi publik
Tidak kalah penting, press release juga harus dibuat secara berkala oleh pemerintah, baik perusahaan pemerintah maupun lembaga-lembaga resmi. Contohnya, PDAM daerah biasanya akan membuat pengumuman pemutusan aliran sementara untuk melakukan perbaikan saluran atau semacamnya. PLN juga biasanya membuat pengumuman terlebih dahulu jika ada pemadaman berencana.
Tips cara menulis press release
Ilustrasi press release
Gambar: Oralhealthgroup
Tidak ada panduan baku untuk menulis siaran pers. Anda bisa menyesuaikan gaya bahasa dan penulisan sesuai dengan identitas perusahaan atau organisasi. Meski begitu, ada panduan umum menulis press release yang bisa Anda simak, di antaranya:
1. Buat judul yang menarik dan jelas
Judul siaran pers harus menjelaskan informasi apa yang bisa ditemui di badan artikel. Judul boleh dibuat menarik untuk mendapatkan perhatian pembaca, tapi esensinya tidak boleh dikurangi.
2. Pastikan nilai berita (news value) tercantum di paragraf pertama
Siaran pers sebaiknya jelas sejak paragraf pertama. Sebisa mungkin, pembaca bisa mendapatkan informasi soal siapa yang berbicara, apa yang dibicarakan, kenapa perlu ada siaran pers tersebut, lalu penjelasan keterangan waktu dan tempat.
3. Jika perlu, gunakan subjudul untuk menjelaskan konteks
Jika kebetulan siaran pers yang Anda siapkan cukup panjang, coba gunakan subjudul untuk membagi-bagi informasi agar lebih mudah dipahami pembaca.
4. Pastikan penulisan subjek jelas dan konsisten
Siaran pers harus ditulis secara konsisten dan jelas, termasuk dalam penentuan subjek. Misalnya, perusahaan A menggunakan kata ganti "kami" di dalam tulisannya, tapi ada juga perusahaan yang memilih menyebut nama sebagai keterangan subjek.
5. Tambahkan informasi kontak
Siaran pers yang baik harus jelas, termasuk mencantumkan informasi kontak seperti alamat surel dan nomor telepon perusahaan. Informasi ini penting untuk media yang mungkin perlu menghubungi perusahaan lebih lanjut.
