Melakukan persiapan dan perencanaan event adalah satu hal, mempromosikannya adalah hal lain yang jauh berbeda. Dibutuhkan strategi promosi yang tepat agar event Anda diketahui banyak audiens, hingga membuat mereka tertarik hadir.
Anda mungkin pernah mendengar atau bahkan menjumpai sendiri kasus sebuah event yang sudah disiapkan dengan sangat baik, tampak menjanjikan, tapi ternyata jumlah pengunjungnya jauh di bawah ekspektasi. Hal semacam ini cukup sering terjadi, termasuk untuk event berskala besar.
Biasanya kasus semacam itu terjadi karena promosi yang tidak maksimal. Event bisa direncanakan sebaik mungkin, tapi jika publik tidak pernah mendengar maka ada risiko event tersebut tidak memenuhi target minimal pengunjung.
Karena itulah, dibutuhkan strategi khusus untuk mempromosikan event. Anda juga perlu mematangkan strategi tersebut dengan promosi digital. Sebagian strategi digital marketing juga bisa diterapkan untuk mempromosikan event.
Semakin besar sebuah event alias acara, semakin gencar promosi yang perlu dilakukan. Di sisi lain, event dengan kapasitas kecil pun berisiko gagal jika tidak dipromosikan dengan baik.
Paling tidak, ada tujuh strategi efektif promosi event yang bisa Anda coba. Apa saja?
1. Lakukan branding event
Petinggi Apple menghadiri Apple Event
Foto: ZDnet
Branding sangat penting untuk mengemas sebuah event. Audiens harus mengenali dan mengidentifikasi penawaran event yang sedang Anda rancang. Nah, branding membantu Anda mengenalkan event tersebut.
Branding mencakup banyak aspek, mulai dari nama event, logo event, pemilihan warna dan font, hingga ha-hal lain yang membuat event Anda mudah dikenali.
Paling sederhana, Anda perlu membuat identitas visual yang selaras dengan event Anda. Nantinya, elemen visual tersebut harus digunakan di berbagai media Anda, mulai dari website, media sosial, email marketing, flyer, poster, dan lainnya.
Anda juga bisa menciptakan tagline khusus untuk memperkuat branding tersebut. Dengan demikian event Anda akan jadi lebih mudah diingat.
Contoh branding event yang cukup kuat di Indonesia adalah acara musik Soundrenaline. Event ini pertama kali diluncurkan pada tahun 2022 lalu dan masih bertahan hingga kini.
Brand 'Soundrenaline' tetap, tidak berubah, tapi ada tema yang berbeda untuk setiap tahunya. Ini adalah contoh bahwa branding yang kuat juga bisa menjadi identitas, audiens sudah lebih percaya.
2. Pasang iklan (konvensional dan digital)
Satu langkah yang wajib dan masih harus dilakukan sampai saat ini, iklan. Jika Anda sudah menyiapkan bujet untuk membuat event, seharusnya Anda juga menyiapkan bujet khusus untuk iklan.
Iklan bisa dimainkan di media konvensional, seperti televisi, koran, majalah, radio, dan sebagainya. Sesuaikan dengan bujet dan jangkauan event Anda. Untuk acara nasional, tentu dibutuhkan jangkauan media nasional pula.
Nah, jika bujet Anda tidak terlalu besar, pasang iklan digital juga sudah sangat efektif. Anda bisa memasang iklan di media sosial, bisa juga memasang iklan di website lain, biasanya di slot banner digital di website tersebut.
Contohnya, jika sebuah brand ingin mengadakan event keolahragaan, misalnya fun football bersama artis, brand tersebut bisa memasang iklan online di website-website berita olahraga, khususnya website berita sepak bola.
3. Buat website/landing page
Contoh landing page promosi event
Gambar: Unbounce
Membuat website adalah langkah wajib dalam langkah persiapan event, minimal landing page. Situs web bisa berperan sebagai pusat berbagi detail penting terkait event atau acara tersebut, termasuk informasi kontak, lokasi, jadwal, pengisi acara, dan lainnya.
Website umumnya lebih leluasa untuk memuat informasi secara detail. Misalnya, Anda mungkin tidak bisa memadatkan informasi event dalam satu postingan di Instagram. Nah, Anda bisa mengarahkan audiens untuk mengunjungi website atau landing page.
Selain itu, Anda juga bisa menyiapkan saluran pembelian tiket melalui website. Dengan demikian, pengunjung website bisa menemukan semua informasi yang mereka butuhkan.
4. Diskon tiket untuk early bird
Biasanya, tiket untuk event dibagi dalam tiga kategori, yaitu early bird, pre-sale, dan on the spot. Nah harga tiket untuk tiga kategori tersebut juga umumnya berbeda-beda, tiket on the spot jadi yang paling mahal.
Jadi, Anda bisa memberikan diskon khusus untuk kategori early bird. Misalnya Anda menyelenggarakan event dengan kapasitas 750 penonton, coba siapkan sekitar 250 tiket untuk kategori early bird.
Cara ini efektif untuk segera mengamankan kuota minimal penyelenggaraan event sekaligus memberi kesan bahwa acara tersebut eksklusif. Biasanya, penonton suka berburu tiket early bird.
5. Kolaborasi dengan influencer/sponsor
Ilustrasi influencer
Gambar: Pexels
Saat ini, salah satu cara promosi event terbaik adalah dengan promosi online. Anda bisa bekerja sama dengan influencer atau key opinion leader (KOL) di media sosial.
Salah satu keuntungan dari teknik promosi ini adalah bujet yang bisa disesuaikan. Ada begitu banyak pilihan influencer di setiap media sosial dengan biaya kerja sama yang berbeda-beda.
Akan lebih baik jika Anda menggandeng influencer yang satu topik bahasan atau tema. Misalnya, jika Anda sedang menyelenggarakan event Stand-up Comedy, coba bekerja sama dengan influencer yang memang seorang komedian atau stand-up comedian.
6. Buat kontes di media sosial
Cara sederhana yang cukup efektif meningkatkan engagement adalah dengan membuat kontes di media sosial. Anda bisa melakukannya di Facebook, Twitter (X), Instagram, atau TikTok.
Ada banyak jenis kontes. Misalnya, Anda bisa meminta followers untuk membuat postingan kreatif khusus terkait event dengan melakukan tag ke beberapa orang. Anda juga bisa membuat kontes foto dengan kriteria tertentu.
Nantinya, pemenang kontes bisa mendapatkan tiket gratis nonton event. Bisa juga ditambah dengan beberapa hadiah lain, seperti voucher diskon dan semacamnya.
7. Coba terapkan strategi email marketing
Ilustrasi proses loading email
Gambar: Unsplash
Jika Anda sudah punya database customer, email marketing adalah strategi yang tidak bisa dianggap remeh. Biasanya, Anda mungkin memiliki data pengunjung event sebelumnya, termasuk data alamat surel.
Nah, email adalah cara terbaik untuk memberi tahu customer terkait adanya event baru. Customer bisa menerima pengumuman terbaru soal event tersebut secara langsung melalui email, jadi ada sentuhan personal.
Cara ini cukup efektif, apalagi jika Anda bisa memperlakukan customer sebagai teman atau sebagai kolega. Sentuhan personal akan membuat customer merasa lebih diperhatikan.
Timeline promosi event
Tujuh strategi promosi event di atas seharusnya dilangsungkan secara bertahap, jauh sebelum hari-h event diselenggarakan. Nah, untuk membantu Anda membayangkan penerapan strategi promosi yang tepat, berikur gambaran timeline untuk melakukan promosi event:
3-4 bulan sebelum event
- Luncurkan email marketing, beri diskon khusus
- Mulai luncurkan tiket early bird
- Posting di media sosial
- Mulai kerja sama dengan influencer
- Mulai buat branding event
6-8 minggu sebelum event
- Terus promosi melalui influencer/KOL
- Pasang iklan online dan luncurkan strategi SEO
- Mulai perbanyak konten terkait event
- Buat kontes di media sosial
- Akhiri promosi early bird
3-5 minggu sebelum event
- Luncurkan promosi tiket pre-sale
- Buat iklan di media sosial
- Lanjutkan iklan online lainnya
- Kerja sama dengan akun lain untuk memposting event Anda
1-2 minggu sebelum event
- Buat hashtag khusus terkait event di media sosial
- Lakukan update konten berkala
- Kembali kerja sama dengan influencer/KOL
2-6 hari sebelum event
- Kirim email pengingat untuk mereka yang sudah membeli tiket
- Tingkatkan intensitas konten terkait event
- Lanjutkan promosi di media sosial
